Quel est le format d'une facture électronique ?
On distingue 3 formats principaux de factures électroniques, notamment : FACTUR-X, UBL et CII.
Si les clients de votre exploitation agricole ou votre domaine n'ont pas d'exigences particulières, nous vous recommandons de choisir le plus simple : le format FACTUR-X. Ce dernier est un format hybride qui combine :
- Un format PDF que nous connaissons tous et qui est lisible par l’humain
- Un fichier XML qui a l'avantage d'être plus facilement lisible par une machine qu'un PDF. C’est dans cette partie que sont encapsulées les détails tels que le numéro de facture, la date et l'adresse livraison, les SIREN de l’émetteur et du destinataire, la période de facturation, le détail des lignes des factures, …
Une facture électronique respecte obligatoirement les mêmes règles qu'une facture papier : intégrité, origine garantie dès émission, archivage et mentions obligatoires.
Pour être conforme à la nouvelle réglementation, une facture électronique doit être créée sous forme numérique dès son origine. Ensuite, elle doit être également transportée, reçue et archivée sous forme électronique. Les factures électroniques des agriculteurs et vignerons ne font pas exception à la règle. Par conséquent, une facture papier scannée et transformée en PDF n’est pas considérée comme une facture électronique.
Que signifient les termes E-invoicing et e-reporting ?
L’e-Invoicing
Comme expliqué ci-dessus, l' e-Invoicing concerne les factures entre professionnels et en France (B2B). Cette obligation impose aux entreprises agricoles et viticoles de faire transiter toutes leurs factures d’achat et de vente par une plateforme numérique. Les entreprises pourront faire leur choix entre :
- Le Portail public de facturation (PPF) qui est la plateforme publique
- Une Plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) qui est une plateforme privée certifiée par l'Etat
Ces deux types de plateforme assureront la circulation contrôlée des informations entre votre entreprise, vos clients, vos fournisseurs et l’Etat. Comment cela fonctionne en pratique :
Par exemple, votre entreprise agricole (A) émet avec son logiciel une facture de vente numérique à destination de l’entreprise B. Le logiciel de facturation la dépose sur la Plateforme qu’elle aura choisie. Puis les étapes suivantes s’enchainent :
- La plateforme réalise un contrôle de conformité de la facture déposée (respect des mentions obligatoires, du format de facture autorisé…)
- La plateforme de votre entreprise sait quelle est la plateforme choisie par l’entreprise B, grâce à son SIRET/SIREN. Un annuaire national sera mis en place pour rendre cette identification possible (A l'exemple des « pages blanches », mais au lieu du numéro de téléphone de l’entreprise, on y trouvera le N° d’immatriculation de sa plateforme)
- La plateforme de votre entreprise extrait de la facture numérique les données obligatoires pour le FISC (informations d’en-tête, pied de facture, détail des lignes…).
- La plateforme de votre entreprise archive la facture originale et la transfère à la plateforme de votre destinataire (l’entreprise B)
- L’entreprise B récupère dans son logiciel de comptabilité, à partir de sa propre plateforme, la facture numérique émise par votre entreprise.
- Ensuite, il s'agit du flux retour. Votre entreprise va être informée via sa plateforme si l’entreprise B accepte et paye sa facture. S'il s'avère que votre entreprise agricole ou viticole est sujette à la TVA à l’encaissement, la DGFiP sait alors qu’il faut collecter la TVA.
L’e-reporting
L’e-reporting est l'obligation complémentaire à l’e-invoicing et sera obligatoire pour :
- Les factures B2B aux professionnels hors de France (par exemple si un vigneron français exporte son vin auprès de cavistes ou restaurateurs étrangers)
- Les factures aux Particuliers (par exemple un éleveur vendant sa viande en circuit court)
- Les ventes avec ticket de caisse
L’e-reporting sera similaire à un « super Z de caisse » qui devra être transmis à une fréquence bien déterminée aux Impôts. Pour les entreprises agricoles en TVA mensuelle, cela veut dire tenir ses ventes à jour quotidiennement car les envois se font :
- Pour les 10 premiers jours de vente : au plus tard le 20 du mois
- Pour les ventes du 11 au 20 : au plus tard le 30
- Pour les ventes du 21 au 30/31 : au plus tard le 10 du mois suivant
Les entreprises agricoles ou viticoles en déclaration annuelle auront l'obligation de passer à un rythme mensuel car l’e-reporting devra être fait entre le 25 et le 30 du mois suivant.
Ce dernier sera envoyé à la plateforme numérique choisie par l’entreprise. C'est cette plateforme qui le fera suivre à la DGFiP. Voici un schéma pour vous expliquer comment cela fonctionne de façon pratique.
Quelles sont les dates-clés à retenir ?
La réforme entre en vigueur dès le 1er juillet 2024, avec une fin de transition au 1er janvier 2026. Les exigences précises dépendront de la taille de votre exploitation ou domaine viticole.
Dès 1er juillet 2024, toute exploitation agricole ou viticole devra recevoir ses factures fournisseurs sous format électronique. Ces factures reçues formeront l’original fiscal et devront absolument être archivées comme preuves. Dans le cas où un exemplaire papier serait imprimé, celui-ci n’aurait aucune valeur fiscale en cas de contrôle. De ce fait, l'organisation de l’archivage des originaux fiscaux pour votre entreprise sera incontournable. Cet archivage fait partie des services apportés par une PDP (Plateforme de dématérialisation partenaire).
À partir du 1er juillet 2024, les entreprises agricoles devront émettre leurs factures de vente en format électronique. L'implémentation de cette obligation se fera de façon progressive entre juillet 2024 et janvier 2026 selon la taille des entreprises, et au plus tard le 1er janvier 2026 pour les PME et TPE.
En quoi la réforme pourra-t-elle être bénéfique pour les exploitations agricoles et les domaines viticoles ?
- Gain de temps du fait de l’automatisation des échanges de facture : la plateforme de dépôt et de réception deviendra le collecteur des factures et les contrôlera. Ainsi, il sera plus facile de lire et d’exploiter le contenu des factures en comptabilité (cela permettra l’automatisation des écritures).
- Accélération de l’encaissement des factures : grâce à la circulation des factures en temps réel, les contrôles et validations seront plus rapides.
- Meilleure connaissance de son activité agricole ou viticole : celle-ci pourra se faire « au fil de l’eau » grâce aux données comptables et financières contenues dans les factures électroniques. Ces données alimenteront plus régulièrement des tableaux de bord qui seront alors plus riches.
- Gain du temps du fait du pré-remplissage de la déclaration de la TVA : l'un des objectifs de l’État français est de fournir ce pré-remplissage, comme cela est fait pour l’impôt sur le revenu par exemple.
