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Gérez-vous une Entreprise de Travaux Agricoles / Entreprise Du Territoire (ETA ou EDT) ? Ne pensez-vous pas qu’après une journée au champ, vous avez mieux à faire que de ressaisir vos interventions et celles de vos chauffeurs pour éditer vos factures ? Heureusement, il existe des solutions connectées pour facturer le chantier efficacement, et qui génèrent instantanément des bons de travaux quand le matériel sort de la parcelle. La facture se crée ensuite en quelques clics sans risque d’erreurs de transcription et sans oublis.
SOMMAIRE :
Le principe
Grâce à un boitier magnétique spécifique ou à une application connectée, l’avancement des travaux réalisés est enregistré en direct (matériel utilisé, repérage GPS de la parcelle, surface réelle travaillée, temps passé, situation détaillée…). Les données se synchronisent ensuite via les données mobiles vers l’ordinateur de l’EDT où elles sont compilées sous forme de « bons de travaux ». Le gérant consulte alors les fiches et les convertit en factures qui seront envoyées à ses clients.
Christophe, de l’ETA CHRISTOPHE LEROY nous explique :
« Les chauffeurs n'ont rien besoin de noter, il y a une traçabilité de tous les travaux. Je sélectionne les données à importer de mon boitier vers mon logiciel de facturation. S’il y a une anomalie, je peux vérifier le tracé des machines et modifier les données. »
Les équipements prérequis
- Les applications Smartphone comme Facilitime enregistrent en direct le temps de travail du chauffeur et le parcours du matériel dans la parcelle. Si besoin, le conducteur renseigne des indications complémentaires comme le type de semences, d’engrais ou de produit utilisé. Ces applications connectées sont aussi très utiles pour échanger efficacement des informations ou des consignes entre le responsable de l’entreprise et ses salariés.
Les boitiers géolocalisés fixés sur le matériel. C’est le cas notamment de Karnott, un compteur connecté et une application Smartphone qui permettent un suivi automatique des travaux par attelage et par chauffeur en temps réel pour chaque intervention réalisée : nombre d’heures, surfaces travaillées…
Le compteur Karnott se fixe facilement sur n’importe quelle machine (tracteurs, remorques, semoirs, ensileuses…) et capte automatiquement les données des chantiers d’utilisation qui sont ensuite disponibles sur l’application Smartphone. Christophe, utilisateur de plusieurs boitiers Karnott, nous confie :
« Ce sont des boitiers que l’on peut facilement appairer ou désassocier d’un matériel. Je réalise de nombreuses prestations différentes (ensilage de maïs, silo, transport…) et ces boitiers permettent de changer de machine facilement. »
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« C’est un logiciel accessible à tous, simple d’utilisation et pratique. Il apporte un certain professionnalisme. » - Christophe Leroy
Du temps gagné, des données fiables et une trésorerie maitrisée
Les solutions de facturation automatisées, comme ISAETA, en lien avec des logiciels connectés permettent d’enregistrer automatiquement les interventions réalisées. Elles font gagner un temps précieux dans l’organisation des chantiers : plus besoin de réclamer les bons papiers aux chauffeurs, finies également les longues heures devant l’ordinateur le soir ou le week-end pour tout ressaisir. En plus du temps gagné, l’entrepreneur dispose de données fiables : durée du chantier et surfaces travaillées correspondent à la réalité du terrain. Pas de risque d’oublier une prestation ou de se tromper dans la saisie des chiffres.
L’outil est simple d’emploi et très pratique. Il est possible de regrouper plusieurs bons de chantiers sur une même facture finale. L’entrepreneur peut ajouter ou supprimer certains éléments selon les accords qu’il a passés avec son client. Grâce à l’envoi dématérialisé, pas besoin d’imprimer puis de poster les documents. Christophe nous raconte :
« J'utilise les boitiers Karnott en lien avec ma gestion commerciale depuis 2 ans et je ne reviendrai pas en arrière, ça c'est certain. Ce que je n'importe pas sur mon logiciel ISAETA reste sur le boitier, donc il ne peut pas y avoir d'oubli ou d’erreur de ressaisie. On peut suivre l’avancement des travaux réalisés par client, par jour, par heure et suivre les trajets effectués. On arrive même à voir le temps qu'on passe à l'hectare pour telle parcelle ou tel client. Tant que les bons de travaux ne sont pas transformés en factures, ils restent disponibles dans le logiciel. Ça nous apporte une traçabilité à long terme.
Mes clients sont toujours satisfaits de la manière dont je procède et ils ne vérifient plus vraiment les factures car elles sont très précises, ils savent comment je procède et me font confiance. Il est même possible de donner l'accès à chaque client de leurs parcelles sur Karnott par e-mail. Ainsi, chaque client peut consulter lui-même l'avancement des travaux sur ses propres parcelles. »
En plus des factures entre professionnels, le logiciel ISAETA offre d’autres fonctions dont le suivi des règlements avec l'envoi de relances pour les retards de paiements ! Enfin, l’entrepreneur dispose de chiffres précis, très utiles pour connaitre le taux de rentabilité de chaque activité ou de chaque matériel. Christophe nous partage son expérience sur ces fonctions :
« Je suis l'historique avec les paiements qui ont été faits. Grâce à ça, je sais toujours où j’en suis au niveau des règlements, il y a une véritable traçabilité. Je sais exactement quelle machine va chez quel client et sur quelle parcelle. Cela me permet de faire de l'analytique, de calculer le taux de rentabilité de chaque machine et cela apparaît également sur la facture, on sait quelle machine a été utilisée. J'utilise aussi les statistiques sur ISAETA, et cela me permet de voir d'une année à l'autre, quelle machine est plus rentable, si j'ai diminué ou augmenté en surface travaillée. »
Plutôt pratique lorsque vous êtes amené à travailler avec différents collaborateurs sur plusieurs chantiers en simultané ! Alors vous aussi, passez à la facturation automatique de vos travaux !
