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Simulateur embauche salarié agricole
L’embauche d’un salarié agricole implique plusieurs démarches, depuis le choix du contrat jusqu’à la gestion de la paie. Vous devez notamment déclarer son recrutement auprès de la Mutualité sociale agricole (MSA), préparer son arrivée et respecter les obligations sociales liées à son emploi. Quel contrat choisir ? Peut-on utiliser le Tesa ? Quel budget prévoir et quelles aides solliciter ? Le point sur les principales étapes pour préparer votre embauche.
Quel contrat choisir pour embaucher un salarié agricole ?
Le choix du contrat dépend de la nature de vos besoins et de la durée pendant laquelle vous souhaitez employer un salarié. Avant de recruter, identifiez les missions à lui confier et le temps nécessaire pour les accomplir.
CDI, CDD ou contrat saisonnier : partir du besoin de l’exploitation
Pour un besoin permanent, comme les soins quotidiens aux animaux ou le suivi régulier des cultures, le contrat à durée indéterminée (CDI) constitue la forme normale d’embauche.
Vous pouvez recourir à un contrat à durée déterminée (CDD) pour répondre à un besoin temporaire, notamment pour remplacer un salarié absent ou faire face à un accroissement temporaire d’activité. Le motif de recours doit être précisé dans le contrat.
Le CDD saisonnier convient aux travaux qui se répètent chaque année à des périodes relativement fixes, en fonction des saisons ou des modes de vie collectifs. Il peut notamment concerner les récoltes ou les vendanges. Il ne doit pas servir à pourvoir durablement un emploi permanent de l’exploitation.
Temps plein ou temps partiel : définir le poste et les horaires
La quantité de travail à confier au salarié permet de déterminer si vous devez recruter à temps plein ou à temps partiel. Pour cela, prenez en compte les tâches quotidiennes, les périodes de forte activité et l’organisation de votre exploitation.
À temps plein, la durée légale du travail est de 35 heures par semaine, sous réserve des règles d’aménagement du temps de travail applicables. Les heures supplémentaires doivent être prises en compte dans votre organisation et votre budget.
Pour une embauche à temps partiel, le contrat écrit est obligatoire. Il doit notamment préciser la durée du travail et sa répartition. Vérifiez également les règles de durée minimale et les possibilités de dérogation prévues par la réglementation et les accords applicables.
Quelles formalités accomplir lors de l’embauche ?
Plusieurs formalités vous incombent lors de l’embauche d’un salarié agricole.
Déclarer l’embauche à la MSA avant la prise de poste
Pour l’embauche d’un salarié agricole, vous devez effectuer une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès de la Mutualité sociale agricole. Cette démarche concerne aussi bien un salarié permanent qu’un saisonnier.
La déclaration doit être transmise au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévue d’embauche et impérativement avant la prise de poste, y compris avant le début de la période d’essai. Vous pouvez la réaliser depuis votre espace privé MSA ou sur net-entreprises.fr.
Avant de commencer, préparez les renseignements nécessaires : numéro SIRET de l’établissement, identité du salarié, numéro de sécurité sociale s’il est déjà immatriculé, date et heure prévues d’embauche et caractéristiques du contrat.
Si vous utilisez le Tesa simplifié ou le Tesa+, la DPAE est intégrée au dispositif. Conservez les justificatifs de déclaration et respectez les obligations d’information du salarié.
Établir le contrat et remettre les informations obligatoires
Etablir un contrat de travail : facultative pour une embauche en contrat à durée indéterminée à temps plein, cette formalité est en revanche obligatoire pour un recrutement en contrat à durée déterminée. Le contrat de travail doit comporter certaines mentions comme le poste occupé par le salarié, sa rémunération, sa qualification ainsi que, pour un contrat durée déterminée, le motif de recours au contrat du travail (emploi à caractère saisonnier, par exemple) et sa date de fin (ou sa durée minimale)
Inscrire le salarié au registre unique du personnel
Mettre à jour votre registre unique du personnel en y inscrivant l’identité de votre nouveau salarié, son emploi, sa qualification, sa date d’entrée au sein de l’exploitation ou de l’entreprise agricole, la nature de son contrat de travail (CDD ou CDI)
Remettre des bulletins de salaire à votre salarié qui indiquent, entre autres, sa rémunération (son salaire brut et le net à payer), le nombre d’heures de travail effectuées ainsi que les cotisations et contributions sociales qui sont prélevées
Etablir, chaque mois, une déclaration sociale nominative (DSN) vous permettant de déclarer et de régler auprès des caisses de protection sociale les cotisations sociales salariales et patronales liées à la rémunération de votre salarié.
Organiser le suivi de santé au travail et l’accueil en sécurité
Organiser une visite médicale d’embauche pour votre salarié auprès de votre service de prévention et de santé au travail. Il s’agit soit d’une visite d’information et de prévention (qui doit être effectuée, en principe, dans les 3 mois qui suivent la prise de poste effective), soit, si votre salarié est affecté à un poste à risque, d’un examen médical d’aptitude (réalisé avant sa prise de poste).
De l’embauche à la paie, simplifiez vos démarches
ISAPAYE vous accompagne dans la déclaration d’embauche, le calcul des bulletins et la gestion de vos DSN MSA.
Peut-on utiliser le Tesa pour une embauche agricole ?
La MSA propose le Tesa pour simplifier certaines formalités liées à l’emploi de salariés agricoles. Deux services existent : le Tesa simplifié et le Tesa+. Leur utilisation dépend notamment des contrats que vous souhaitez gérer.
Dans quels cas utiliser le Tesa simplifié ?
Vous pouvez utiliser le Tesa simplifié pour embaucher un salarié en CDD de trois mois maximum, sous réserve de respecter les conditions du dispositif, notamment le plafond de rémunération.
Il est particulièrement adapté aux emplois saisonniers, aux vendanges, au remplacement d’un salarié ou à un accroissement temporaire d’activité. En revanche, il ne peut pas être utilisé pour un CDI, un contrat d’apprentissage ou un contrat de professionnalisation.
Ce service regroupe plusieurs formalités : déclaration préalable à l’embauche, établissement du contrat, inscription au registre unique du personnel, réalisation du bulletin de salaire et production de la DSN par la MSA. Vous devez toutefois renseigner les informations nécessaires et respecter les échéances du service.
Tesa+, logiciel de paie ou prestataire : choisir son mode de gestion
Le Tesa+ permet de gérer des salariés en CDI et en CDD, sous réserve des conditions d’accès et des exclusions propres au service. Il s’adresse principalement aux petites entreprises agricoles qui ne disposent pas d’un logiciel de paie et ne font pas appel à un tiers déclarant.
Vous pouvez également choisir :
-
un logiciel de paie adapté aux employeurs MSA, pour préparer vos bulletins et vos déclarations sociales au sein de l’exploitation ;
-
un prestataire ou un cabinet comptable, pour lui confier tout ou partie de la gestion de la paie.
Pour choisir, tenez compte du nombre de salariés, de la diversité des contrats et du temps que vous pouvez consacrer à ces tâches. Dans tous les cas, prévoyez une organisation pour transmettre les heures travaillées, les absences et les autres éléments nécessaires à la paie.
Combien coûte l’embauche d’un salarié agricole ?
Le coût d’une embauche ne se limite pas au salaire versé au salarié. Vous devez également prévoir les cotisations patronales et les dépenses nécessaires à son activité. Estimer ce budget en amont permet de vérifier que le recrutement correspond aux moyens de votre exploitation.
Salaire brut, cotisations patronales et dépenses complémentaires
Le salaire brut comprend la rémunération du salarié avant déduction des cotisations salariales. Il doit respecter le Smic et le minimum conventionnel applicable à son emploi, en retenant le montant le plus favorable au salarié.
Au salaire brut s’ajoutent les cotisations et contributions patronales, après application des éventuelles réductions ou exonérations auxquelles vous avez droit. D’autres dépenses peuvent compléter le budget :
-
les heures supplémentaires ou complémentaires et les primes éventuelles ;
-
les équipements de protection et le matériel nécessaires au poste ;
-
la formation et le temps consacré à l’accueil du salarié ;
-
les frais de gestion de la paie ;
-
les indemnités éventuellement dues à la fin du contrat.
Le salaire net, le salaire brut et le coût employeur correspondent donc à trois montants différents.
Estimer le coût de son projet d’embauche
Pour établir une première estimation, précisez le contrat envisagé, la durée du travail, la rémunération brute et la période d’emploi. Intégrez ensuite les dépenses complémentaires prévisibles et vérifiez les aides ou exonérations mobilisables.
Si vous envisagez une embauche en CDI à 35 heures, un simulateur peut vous aider à obtenir une première estimation du coût employeur. Le résultat dépend des paramètres pris en compte et doit être complété selon les particularités de votre exploitation.
Quel budget prévoir pour votre prochain salarié ?
Utilisez le simulateur pour obtenir une estimation du coût employeur de votre futur salarié CDI en 35 heures.
Quelles aides et exonérations peuvent réduire le coût de l’embauche ?
Certaines embauches peuvent ouvrir droit à une aide financière ou à une exonération de cotisations patronales. Ces dispositifs dépendent notamment du contrat, du profil du salarié, de l’activité exercée et de la localisation de l’exploitation.
L’exonération TO-DE pour les travailleurs occasionnels éligibles
Le dispositif TO-DE permet aux employeurs agricoles éligibles de bénéficier d’une exonération de certaines cotisations et contributions patronales pour l’emploi de travailleurs occasionnels.
Il concerne notamment certains CDD saisonniers, CDD d’usage et contrats vendanges. L’éligibilité dépend aussi des tâches confiées au salarié et de l’activité de l’employeur : tous les contrats courts ne donnent donc pas droit à cette exonération.
Le dispositif est désormais pérenne. L’exonération peut être totale ou dégressive selon la rémunération, dans les limites prévues. Avant l’embauche, vérifiez auprès de la MSA les conditions d’application, les formalités à effectuer et les règles de cumul avec les autres dispositifs.
Les aides à l’alternance et les dispositifs territoriaux
L’embauche d’un apprenti peut ouvrir droit à une aide à l’apprentissage, dont les conditions dépendent notamment de la date de signature du contrat, de l’effectif de l’entreprise et du diplôme préparé. Des aides spécifiques peuvent également concerner certains recrutements en contrat de professionnalisation.
La localisation de votre exploitation peut aussi donner accès à des dispositifs territoriaux. C’est notamment le cas dans certaines zones France ruralités revitalisation (ZFRR), où des exonérations de cotisations patronales sont possibles sous conditions. La présence dans une commune éligible ne suffit pas à elle seule : les caractéristiques de l’entreprise et du contrat doivent également être vérifiées.
Renseignez-vous avant de finaliser votre recrutement auprès de la MSA, de votre chambre d’agriculture ou de votre opérateur de compétences, notamment OCAPIAT selon votre activité.
Comment gérer la paie et les déclarations après l’embauche ?
Une fois le salarié recruté, vous devez assurer le suivi de sa rémunération et effectuer les déclarations sociales correspondantes. Pour éviter les oublis, organisez dès son arrivée la collecte des heures, des absences et des autres éléments de paie.
Préparer et remettre les bulletins de salaire
À chaque paiement du salaire, vous devez remettre un bulletin de paie au salarié. Celui-ci indique notamment la rémunération brute, les cotisations et contributions sociales, le prélèvement à la source et le montant net à payer. Pour le préparer, rassemblez les informations du mois : heures travaillées, heures supplémentaires ou complémentaires, congés, absences, primes et avantages éventuels. Leur traitement doit respecter les règles applicables à votre entreprise et à votre convention collective.
Un outil adapté à la paie agricole permet de faciliter ces calculs et de conserver les informations nécessaires au suivi des salariés.
Effectuer la DSN et suivre les échéances sociale
La déclaration sociale nominative (DSN) transmet aux organismes sociaux les informations issues de la paie. Elle permet notamment de déclarer les rémunérations et les cotisations, ainsi que les données nécessaires à la protection sociale des salariés.
Elle doit être effectuée chaque mois selon l’échéance applicable à votre entreprise. Pour les entreprises de moins de 50 salariés, la date limite est généralement fixée au 15 du mois suivant la période de travail rémunérée. Certains événements, comme un arrêt de travail ou une fin de contrat, nécessitent également un signalement spécifique.
Si vous utilisez le Tesa, la MSA produit la DSN à partir des informations que vous renseignez. Vous devez donc respecter le calendrier de saisie et de validation du service. Si la paie est confiée à un prestataire, convenez avec lui d’une date de transmission des éléments mensuels.
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Quels risques en cas d’embauche non déclarée ?
Les employeurs qui omettent de déclarer l’embauche d’un salarié agricole s’exposent à :
-
une pénalité d’un montant de 1 158€
-
une amende de 45 000€ (225 000€ pour une société) et à une peine d’emprisonnement pouvant aller jusqu’à 3 ans au titre du délit de travail dissimulé (dissimulation d’emploi salarié)
-
un redressement de cotisations sociales avec des majorations et des pénalités de retard
-
des sanctions administratives : suppression des aides publiques (aide à l’embauche, exonération de cotisations…) pendant une durée maximale de 5 ans, remboursement des aides publiques perçues, fermeture temporaire de l’entreprise, etc.
Questions fréquentes sur l’embauche d’un salarié agricole
Quand faut-il envoyer la DPAE à la MSA ?
La déclaration préalable à l’embauche doit être transmise au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévue d’embauche et impérativement avant la prise de poste effective, y compris avant le début de la période d’essai. Lorsque vous utilisez le Tesa simplifié ou le Tesa+, la DPAE est intégrée au dispositif.
Faut-il un contrat écrit pour un salarié agricole ?
Un contrat écrit est obligatoire pour un CDD, y compris saisonnier, ainsi que pour une embauche à temps partiel. Pour un CDI à temps plein, il n’est généralement pas exigé, sauf dispositions conventionnelles applicables.
Il reste recommandé pour préciser les conditions d’emploi. Même en l’absence de contrat écrit obligatoire, vous devez remettre au salarié les informations écrites prévues par la réglementation.
Peut-on utiliser le Tesa simplifié pour un CDI ?
Non. Le Tesa simplifié est réservé aux CDD de trois mois maximum répondant aux conditions du dispositif. Pour un CDI, vous pouvez envisager le Tesa+, sous réserve de ses conditions d’accès, un logiciel de paie ou le recours à un prestataire.
Quels documents préparer avant l’embauche ?
Préparez les renseignements et justificatifs nécessaires à la déclaration et à l’établissement du contrat :
-
le numéro SIRET et les coordonnées de votre établissement ;
-
l’identité du salarié, sa date et son lieu de naissance ;
-
son numéro de sécurité sociale, s’il est déjà immatriculé ;
-
la date et l’heure prévues de prise de poste ;
-
les caractéristiques de l’emploi : missions, classification, rémunération, durée du travail et type de contrat.
Selon la situation du salarié, vérifiez également son droit à travailler en France et réunissez les justificatifs nécessaires. Ces informations permettent de préparer la DPAE et le dossier du salarié avant son arrivée.
